-
Главная
-
About us
-
Project archive
-
MFP - Multifunction planner
-
How it works
How it works
Example
У вас, как у руководителя или инициатора,
имеется задача, которую вы хотели бы поставить исполнителям и
отслеживать процесс её выполнения.
Многофункциональный планировщик предоставляет такую возможность.
Вы открываете форму Задачи, и заполняете поля, из которых она состоит.
Название – вводите краткое название задачи.
Описание – более подробно формулируете постановку задачи (в случае необходимости).
Дата-время начала – устанавливаете дату и время постановки задачи.
Дата-время окончания
– устанавливаете дату и время, необходимое для выполнения задачи,
которое в конце меняется на фактическое время, когда задача была
выполнена.
Период – система автоматически рассчитывает и отображает время, затрачиваемое на выполнение задачи.
Дата-время контроль
– устанавливаете дату и время крайнего срока, к которому задача должна
быть выполнена или предоставлена обратная связь о результатах
выполнения.
Отклонение – система автоматически рассчитывает и отображает время перевыполнения или задержки срока выполнения задачи.
Действие
– выбираете из опционального списка, действие, с которым связана
задача. Например, совещание, подготовка документа, звонок и т.п.
Статус
– выбираете текущий статус задачи на момент постановки. Например, новая
задача. В процессе выполнения задачи Исполнителями, статус изменяется.
Также появляются персональные статусы участников. В которых у кого-то
задача может быть уже выполнена, у кого-то отложена, у кого-то
бездействие и т.п.
Маркер приоритета – устанавливается приоритет выполнения задачи: важно; средний; низкий.
Исполнитель – назначаются исполнители задачи. Один или группа лиц, которые непосредственно должны выполнить задачу.
Участники – назначаются участники задачи. Один или группа лиц, которые тем или иным образом участвуют в выполнении задачи.
Ответственный – назначается лицо, которое контролирует, координирует и утверждает выполнение задачи.
Доступ пользователей – назначаются лица, которые не участвуют в выполнении задачи, но должны принять к сведению данную информацию.
Постановщик
– указывается лицо, которое поставило задачу, является её инициатором.
Например, Автором записи о задаче может быть помощник руководителя.
Однако, задачу поставил сам руководитель.
Автор – автоматически указывается системой пользователь, который создал запись о задаче.
По
вашему желанию, в зависимости от сложности поставленной задачи и
вовлечённости в неё круга лиц, могут заполняться все или только
необходимая часть полей формы.
С момента сохранения записи о задаче в системе, все, кого касается данная запись получают уведомления о новой записи.
По желанию пользователей, копия уведомлений может поступать в виде
сообщений на эл. почту. У исполнителей, участников, ответственного и
постановщика задача появляется в графическом Календаре и Распорядке дня.
Каждый участник задачи приступая к её исполнению может изменять текущий персональный статус задачи для оперативного информирования о процессе её выполнения. О чём автоматически будут проинформированы другие участники.
Возможно установить Напоминание о запланированной задаче или событии.
Можно оставить Заметку к задаче.
Можно написать Сообщение в ЧАТе для уточнения какой-либо информации или других целей, связанных с задачей.
Можно в рамках основной задачи создать связанные записи
в виде подзадач или событий, которые необходимо осуществить для
достижения поставленной цели. Связанные записи отобразятся в привязках к
основной задаче.
В случае необходимости, запись можно экспортировать в Гугл-Календарь для синхронизации и использования в других сервисах.
В
случае невыполнения в установленные сроки определённых этапов
выполнения задачи, и не изменения контрольных полей статуса, система автоматически проинформирует участников о просроченном действии.
В
случае достижения поставленной цели и выполнения поставленной задачи,
путём изменения общего статуса на «завершена», - система автоматически проинформирует всех участников о выполнении задачи. Сама запись будет отправлена в архив, а в графическом Календаре будет отмечена, как неактивная.
В случае необходимости, запись о задаче: можно отправить на печать; можно экспортировать в файл Excel или Word; можно отправить в виде сообщения на эл. почту по указанному адресу.
Это краткий обзор части функциональных возможностей многофункционального планировщика с описанием примера его использования.